Abstract
La démonstration de l'utilité et des avantages qu'offre, pour les grandes administrations aux services multiples et à la hiérarchie étendue, un système de classement rationnel, n'est plus à faire.
L'ergologie, la nouvelle science du travail qui tend au perfectionnement des méthodes, à l'économie des efforts, a consacré déjà de nombreuses et intéressantes études à ce sujet.
Cependant, d'une manière générale, cette partie de l'organisation administrative est assez souvent négligée.
Faute de règles formelles, chacun, en matière de conservation de documents, agit un peu selon son initiative personnelle, selon ses conceptions propres. De là, dans une même administration voire dans un même service, cette multiplicité de systèmes plus ou moins heureux — ou l'absence de tout système.
L'administration des télégraphes et des téléphones n'échappe pas à cette critique: non pas que l'anarchie y règne à cet égard, mais à défaut de principes directeurs, les méthodes en usage y sont, de bureau à bureau, les plus différentes.
Cet état de choses est indiscutablement une source de complications, une nuisance; il ne peut se concilier avec une organisation qui prétend être conçue rationnellement.
Aussi nous a-t-il paru utile de rechercher une méthode de classement qui puisse recevoir dans cette administration une application générale et nous avons cru que nous ne pourrions mieux faire que de nous inspirer à cette fin des principes adoptés par l'Institut international de Bibliographie pour l'établissement du répertoire bibliographique universel: nous avons nommé la classification décimale.
Le plan de l'essai pratique que nous avons fait dans cet ordre d'idées ne s'applique qu'à un volume très réduit d'affaires. Mais, ainsi que nous venons de le dire, cette tentative ne devrait pas s'arrêter à cette vague esquisse, d'ailleurs imparfaite; il s'agirait d'appliquer la méthode dans tous les services, à tous les de grés de la hiérarchie administrative.
C'est pourquoi, avant d'aborder l'exposé de l'expérience restreinte que nous avons entreprise, nous voudrions dire comment nous concevons notre projet.
Celui-ci envisage une classification systématique de toutes les matières et questions dont ont à connaître les bureaux et services de l'administration des télégraphes et des téléphones, en les disposant méthodiquement en un certain nombre de tables groupées elles-mêmes rationnellement.
L'établissement de ces tables dans un ordre systématique constituerait le côté le plus délicat du problème, étant donnés la complexité des matières que ce travail ‘embrasserait et leurs rapports plus ou moins éloignés.
L'activité de l'administration des télégraphes et des téléphones s'exerce dans des domaines très différents: non seulement cette activité s'applique à l'exploitation des réseaux télégraphiques et téléphoniques, mais elle s'emploie encore à la construction et à l'entretien des lignes, à l'équipement des bureaux, à l'édification des bâtiments qui doivent abriter ceux-ci, etc.; elle a à se préoccuper, en outre, du choix et des conditions, de l'éducation professionnelle et du contrôle d'un personnel nombreux, aux spécialisations extrêmement variées.
Une entreprise de ce genre doit nécessairement s'aider d'une documentation considérable touchant les questions les plus diverses.
Pour être véritablement pratique, la classification de celles-ci devrait, pensons-nous, être faite, autant que possible, dans le plan des grandes divisions de l'administration: autrement dit, la table générale de cette classification devrait être la figuration plus ou moins fidèle de la structure générale de l'organisation et ses rubriques principales devraient donc correspondre aux branches essentielles de l'activité de l'entreprise.
Si les grandes divisions qu'on y voit avaient été adaptées exactement à ses activités essentielles, la chose serait relativement simple, mais il n'en est pas ainsi.
Cependant, malgré la difficulté qui doit résulter de cet état de choses, il ne nous semble pas impossible de réaliser un système répondant au plan idéal que nous nous sommes proposé.
Voyons d'abord quelles sont les branches essentielles de l'activité de l'administration des télégraphes et des téléphones.
Celle-ci a naturellement pour objet principal l'exploitation des télégraphes et des téléphones avec ou sans fil; de plus elle étudie, prépare et réalise elle-même la plupart des travaux d'extension, d'entretien et de renouvellement des réseaux et installations.
Les branches dans lesquelles son activité s'exerce principalement peuvent donc être définies comme suit:
Exploitation des télégraphes et des téléphones.
Travaux.
Le nombreux personnel que l'administration occupe dans ces départements, les questions multiples que soulèvent le recrutement, les conditions de travail et de salaire, l'instruction professionnelle et l'avancement de ce personnel, ainsi que les institutions de prévoyance qui le concernent, nécessitent un organisme spécial, un service de contentieux important.
D'autre part, les opérations de recettes et de dépenses faites dans ses très nombreux services et bureaux doivent être centralisées en vue de dégager les résultats financiers de l'entreprise, d'en suivre la marche et le développement et de dénoncer éventuellement les crises qui la traversent.
Enfin, il lui faut un service qui traite des affaires générales, communes à ces divers départements: questions générales, travaux statistiques et de documentation, coordination des efforts, étude et préparation du programme d'action, confrontation des résultats obtenus, étude des grands problèmes relatifs à l'organisation du travail, à la modernisation des méthodes, etc.
Pour ce dernier département, il serait plus exact de dire: « il lui faudrait », car quoique l'utilité d'un service de ce genre soit incontestable pour peu qu'on y réfléchisse un instant, il n'existe pas encore à l'administration des télégraphes et des téléphones, tout au moins dans la forme et avec le programme indiqués ici.
Pour résumer, les branches d'activité déjà citées seraient à compléter par:
Personnel.
Comptabilité.
Affaires générales.
En les disposant suivant leur dépendance relative, ces divers départements se présenteraient comme suit:
Affaires générales.
Comptabilité.
Personnel.
Exploitation.
Travaux.
Les divisions organiques de l'administration des télégraphes et des téléphones ne sont pas exactement conformes à cette division logique; cela ne constitue toutefois pas un obstacle à l'adoption de ces dénominations comme rubriques générales de notre classification.
Mais, pour ce qui est de celle-ci, il s'agirait, au préalable, de faire le recensement complet de toutes les opérations télégraphiques et téléphoniques ainsi que de toutes les questions dont ont à connaître les bureaux et services de direction.
Ces éléments pourraient être fournis par les différents règlements du service d'exécution et par les répertoires des dossiers des bureaux de l'administration centrale.
Procédant ensuite par synthèse, c'est-à-dire remontant successivement des idées particulières à un ordre de plus en plus général d'idées, toutes ces matières seraient réunies d'abord en au tant de groupes qu'elles représentent d'idées élémentaires; puis ces groupes, à leur tour, seraient rassemblés par le même procédé sous des rubriques plus générales et ainsi de suite en embrassant un ordre de plus en plus étendu pour aboutir en dernière analyse aux cinq rubriques indiquées plus haut.
A chacun des degrés de la subdivision correspondrait un chiffre indice: le premier chiffre indiquerait la rubrique au plus haut degré de la généralité, le deuxième, la division de la rubrique, le troisième, la subdivision, etc., le dernier chiffre indiquant l'idée particulière ou la « question ».
Suivant ce plan, nos cinq rubriques seraient indexées comme suit:
0 Affaires générales.
1 Comptabilité.
2 Personnel.
3 Exploitation.
4 Travaux.
Cette dernière rubrique, par exemple, comporterait les divisions suivantes:
4.1 Etudes.
4.2 Budget.
4.3 Lignes.
4.4 Installations.
4.5 Bâtiments.
Etc.
La division « Installations », à son tour, se subdiviserait comme suit:
44.1 Télégraphe.
44.2 Téléphone.
44.3 Radiotélégraphie.
44.4 Radiotéléphonie.
44.5 Chauffage.
44.6 Eclairage.
Etc.
Enfin, chaque idée simple, chaque question, pourrait être subdivisée encore en ses éléments, lesquels seraient indexés égale ment suivant la même méthode.
La table de classification ainsi établie, tous les documents, notes, circulaires, ordres de service, correspondances, etc., recevraient dorénavant, au moment même de leur formation ou de leur rédaction, le numéro classificateur correspondent à la matière dont ils traitent, qui servirait à les identifier et en détermi lierait l'ordre de classement.
Ainsi donc serait réalisée la rationalisation du classement dans toute l'administration: tous les documents, dans tous les services, seraient invariablement rangés et classés suivant un seul et même ordre.
Une différence ne se rencontrerait que dans le degré de la subdivision adoptée par chacun des services aux divers étages de la hiérarchie: pour les questions dans lesquelles ils seraient plus ou moins spécialisés, les bureaux se serviraient de l'indexation la plus étendue; pour les autres questions, ils pourraient s'en tenir à une rubrique plus générale exprimée par trois ou deux chiffres, voire, parfois, par un seul chiffre.
Mais quel que soit le degré de subdivision utilisé, le principe du système de classement serait identique partout.
Remarquons subsidiairement qu'aux avantages nombreux que procurerait le système en réalisant l'unité et la rationalisation du classement des documents et dossiers administratifs, s'ajouterait celui de faciliter un regroupement éventuel des attributions des bureaux dans le cadre d'une plus parfaite homogénéité
Ainsi que nous le disions au début de cet exposé, l'expérience que nous avons faite du système de classification décimale a été appliquée à un cadre très réduit d'affaires. Ces affaires visent en ordre principal les questions relatives aux indemnités et récompenses de toutes natures au personnel.
Suivant le plan esquissé ci-avant, le premier chiffre qui aurait dû être utilisé pour l'indexation de ces matières, est l'indice 2 (Personnel). Mais le système n'étant pas encore généralisé, cet indice est actuellement remplacé par la lettre P (Personnel). Le chiffre 5 — qui, en l'espèce, est le numéro du bureau intéressé — désigne provisoirement la rubrique générale des indemnités et récompenses. Dans une application généralisée du système, ce chiffre serait remplacé par celui qui résulterait de la place occupée par les questions dont il s'agit dans la table de classification complète des affaires et questions dont ont à connaître les bureux de l'administration des télégraphes et des téléphones.
Aux trois degrés supérieurs de la classification, les matières relatives aux indemnités et récompenses sont disposées suivant la table méthodique ci-après:
Table De Classification Methodique Des Questions Du Ressort De La Section Des Indemnites Et Recompenses
5.0 — Affaires générales.
50.0 Indemnités en général.
1 Vacations.
2 Enseignement professionnel. Cours.
3 Commissions. Comités.
4 Résidence.
5 Mess et Cantines. Délivrance de boissons.
6 Cautionnements.
9 Documentation et divers.
5.1 — Allocations de caractère social ou économique. — Assistance.
51.0 Indemnités familiales.
1 Indemnité de naissance.
2 Indemnité de résidence.
3 Supplément régional.
4 Subvention de vie chère.
5 Indemnités de funérailles.
6 Indemnités pour position exceptionnelle.
9 Divers.
5.2 — Indemnités et récompenses pour services exceptionnels ou extraordinaires. — Civisme.
52.0 Travail extraordinaire.
1 Travail pénible.
2 Service ou travail de nuit.
3 Attributions et travaux spéciaux. Assujettissement exceptionnel.
4 Fonctions exercées par cumul.
5 Actes méritoires.
6 Distinctions honorifiques.
5. — Charges et débours professionnels.
53.0 Déplacements.
1 Intérims.
2 Missions à l'étranger.
3 Frais de changement de résidence.
4 Frais de loyer, de chauffage, etc.
5 Frais de bureau, d'équipement, dei transport, etc.
9 Débours divers.
5. — Indemnités et allocations diverses.
54.0 Prime au rendement. Participation.
1 Indemnités de caisse.
2 Déficit de caisse.
3 Evénements exceptionnels.
4 Coopération et prestations.
9 Dommages et préjudices divers.
Chaque question figurant dans cette table se subdivise, à son tour, en un certain nombre de questions spéciales ou sous-questions lesquelles sont réunies de la même manière en autant de tables détaillées que nous avons de questions principales.
Ces sous-questions sont identifiées à l'aide de deux chiffres qui se placent à droite de l'index correspondant à la table qui précède.
Au sujet de celle-ci, une remarque s'impose. On y voit une rubrique « Affaires générales » adoptée, faute de mieux, afin de réunir en un groupe distinct notamment toutes les afaires qui, bien que du ressort du bureau expérimentateur, ne se rapportent pas à la rubrique générale des indemnités. La présence de ces matières parmi des questions appartenant à un cadre bien déterminé est due à une répartition irrationnelle des attributions entre les bureaux de l'administration centrale. L'établissement d'une table de classification méthodique générale permettrait de redresser les erreurs de l'espèce en regroupant les attributions conformément au plan de la classification méthodique, de manière à constituer pour chaque bureau un cadre d'affaires parfaitement homogen. C'est le meilleur moyen de supprimer les confusions, les empiètements d'attributions et de pouvoirs, sources de complications et d'interventions superflues.
Nous pensons que c'est un des côtés des plus intéressants de la méthode de favoriser un regroupement des attributions des bureaux suivant un mode rationnel et logique.
L'ensemble des diverses tables dont il vient d'être question constitue en somme un répertoire complet de toutes les matières dont a à s'occuper le service en cause, dans lequel ces matières sont disposées suivant un ordre méthodique.
Pour faciliter la recherche des dossiers, il a été formé, à côté de ce répertoire méthodique, un jeu de fiches permettant de ranger les questions dans l'ordre alphabétique sous les diverses terminologies qui peuvent leur être appliquées.
Les tables méthodiques sont précédées d'une notice explicative du système, complétée par une instruction indiquant les règles à observer pour la formation des dossiers.
Il nous paraît utile de terminer le présent travail en reproduisant les instructions dont il s'agit à titre documentaire.
Instructions Pour Le Classement Des Dossiers Et Documents Relatifs Aux Questions Du Ressort De La Section Des Indemnites Et Recompenses En General Et Pour La Formation Des Dossiers
Introduction
« De même qu'une usine élabore des produits, une administration élabore des documents. Mais dans l'usine, le produit est le but; dans l'administration, le but est l'action administrative qui ne peut s'exercer qu'en s'accompagnant de documents ».
« La documentation constitue l'outillage de l'administration » (1).
Rapport général de M. Paul Otlet au IIe Congrès international des Sciences administratives, tenu à Bruxelles en 1923 (4e section).
Une bonne documentation rend le travail facile et agréable.
Encore faut-il que cette documentation soit disposée et ordonnée de telle manière qu'une pièce quelconque soit toujours à point nommé, pour ainsi dire, sous la main de celui qui doit en faire usage.
« La classification est la pierre angulaire de l'édifice documentaire, le « fil rouge » qui doit courir à travers toute une organisation. Les livres, documents, notes, renseignements communiqués par écrits courent le danger de rester introuvables. Même pour des pièces classées et mises en ordre, il faut être guidé par quelqu'un ou par quelque chose, si l'on veut promptement les trouver dans la masse. Qu'est-ce donc là où cet ordre n'existe pas? »
« La classification doit permettre de retrouver immédiatement tous les documents que l'on possède sur une question quelconque » (1).
Rapport déjà cité.
On réalisera cette condition en procédant à un classement suivant un plan systématique, c'est-à-dire en observant un ordre logique et méthodique préalablement arrêté où les idées seront représentées aux divers degrés de la généralité.
Le rapporteur déjà cité a encore écrit que « toute classification systématique est un cadre d'idées bien ordonnées » résumant ainsi, en un mot, tous les avantages d'un classement méthodiquement conçu.
Les indications qui suivent tracent les principes généraux de la méthode observée pour réaliser un classement systématique, dans l'esprit qui a été énoncé plus haut, des documents et dossiers relatifs aux questions du ressort de la section des indemnités et récompenses en général.
Principes généraux du classement
Le système adopté pour le classement des documents et dossiers de la section des indemnités et récompenses, en général, est celui de la classification systématique avec notation décimale.
Cette classification comporte trois degrés de généralités embrassant respectivement un ordre de plus en plus étroit d'idées suivant un plan méthodique procédant du général au particulier.
Au degré supérieur de la classification, la documentation est répartie en cinq grands groupes réunissant les affaires d'après leurs caractères les plus généraux, sous les rubriques ci-après:
Affaires générales.
Allocations de caractère social ou économique. Assistance.
Indemnités et récompenses pour services exceptionnels ou extraordinaires. Civisme.
Charges et débours professionnels.
Indemnités et allocations diverses.
Ces cinq groupes sont respectivement identifiés par les indices 0, 1, 2, 3 et 4.
Chacun de ces groupes se subdivise en classes réunissant respectivement tous les dossiers relatifs à un même objet.
Une nouvelle notation (0 à 9) est attribuée à chaque classe, notation que l'on fait précéder de l'indice du groupe auquel la classe se rattache.
Enfin, il est ouvert, pour chaque espèce de question, un ou plusieurs dossiers conformément aux règles indiquées plus loin.
A cet échelon inférieur de la classification, il est fait usage d'une notation composée de deux chiffres (00 à 99), que l'on fait précéder du double indice de la classe et du groupe.
A chaque degré de la classification, correspond donc une notation et l'indice de chaque dossier est, en conséquence, formé de trois éléments correspondant aux différents degrés de la classification, plus l'indicatif du bureau (5), qui constitue le premier chiffre de l'indice, le deuxième chiffre indique le groupe, le troisième la catégorie à laquelle se rattache le dossier, celui-ci étant identifié par les deux derniers signes.
Formation des dossiers
Une certaine distinction doit être faite, quant à leur importance, entre les divers documents ou pièces qui peuvent se rapporter à une même question.
Les uns portent des décisions formant loi: ils consacrent les principes qui sont à la base de la jurisprudence administrative adoptée dans la question envisagée.
D'autres pièces ne sont que de simples notes ou correspondances échangées au sujet de l'application des règles de principe à des cas déterminés.
Mais entre ces deux espèces — bien tranchées — de documents, il peut y en avoir qui ne rentrent pas complètement dans l'une ou l'autre catégorie.
Parfois, en effet, l'examen d'un cas d'espèce plus ou moins complexe demande un développement raisonné, un commentaire des décisions ou règles de principe en jeu: ces notes ont une certaine valeur pour l'interprétation des textes qu'elles visent.
Les dispositions existantes, les règles en vigueur peuvent encore faire l'objet de demandes de renseignements, de travaux statistiques, de projets ou de propositions de revision ou de remaniement, voire de refonte générale.
Tous ces documents n'ont pas une valeur documentaire identique.
Les premiers sont les plus importants: il faudra s'y référer, y puiser fréquemment. Il est nécessaire de les réunir en un seul dossier bien distinct et d'observer, dans leur classement, un ordre parfaitement méthodique, afin de pouvoir retrouver rapidement telle pièce donnée et de se rendre facilement compte du développement, de la genèse de la question. Toute pièce accessoire, toute « paperasse » superflue en sera soigneusement éliminée, de manière à obtenir un dossier clair où l'on ne risque pas d'égarer ses recherches.
Ces pièces doivent généralement être conservées indéfiniment.
Les secondes ne peuvent être confondues avec les précédentes, auxquelles elles ne peuvent être jointes: elles encombreraient le dossier réunissant les questions principales et en rendraient la consultation laborieuse.
Leur valeur historique ou documentaire est généralement nulle; elles peuvent être détruites après un certain temps.
Plus importantes sont les pièces qui fixent l'interprétation des dispositions de principe. On y recourra cependant moins souvent qu'aux textes originaux. Mais comme il importe de maintenir de l'uniformité dans l'interprétation de ceux-ci, elles demandent à être conservées avec soin.
Pour ne pas charger le dossier principal, on les rangera à part dans un dossier distinct.
Des annotations succinctes, en regard des textes originaux, qu'elles visent, permettront de les retrouver aisément, si besoin en est.
Elles ne pourront être confondues avec les notes de l'Autorité supérieure précisant, expliquant, étendant ou modifiant, etc., des décisions existantes; ces notes doivent être classées sous le même couvert que les documents principaux auxquels elles se rapportent.
Les notes interprétatives, comme celles relatives aux règles et décisions de principe, sont, en général, à conserver indéfiniment.
Les pièces de la quatrième catégorie enfin ont un caractère purement documentaire. Comme telles, elles ont cependant une certaine importance. Mais elles ne sauraient être assimilées aux pièces relatives aux décisions et règles de principe, ni à celles se rapportant à l'application de celles-ci ou à leur interprétation; les documents fournissant des renseignements ou des données statistiques n'expriment que des résultats de l'application des dispositions en vigueur; les pièces, rapports, etc. où sont examinées des suggestions, des propositions, etc. au sujet des règles en usage ne sont que des avis ou des critiques sans valeur actuelle: les unes ni les autres n'énoncent de principe formels et n'ajoutent ni ne retranchent rien à ceux en application.
Mais ces documents sont une source de renseignements parfois précieux. Il faut donc les réunir sous un couvert spécial. Le délai de leur conservation est une question d'opportunité.
Chacune de ces espèces de documents forme donc une catégorie bien distincte et d'une façon générale toute question de quelque importance exige l'ouverture de quatre dossiers au moins:
un dossier relatif aux règles et décisions de principes;
un dossier relatif aux questions d'interprétation des règles et décisions de principe;
un dossier relatif aux cas d'application et questions diverses;
un dossier relatif aux demandes de renseignements, travaux statistiques, études, etc.
Cet ordre n'est cependant pas absolu. Les nécessités particulières ou locales doivent indiquer s'il y a lieu de le modifier. On s'inspirera, le cas échéant, des indications qui suivent.
Ces dossiers recevront dans l'ordre chronologique, la pièce la plus ancienne au-dessous, la plus récente au-dessus, un exemplaire ou un extrait des dispositions organiques, arrêtés, ordres de service, ordres spéciaux, circulaires, et, d'une façon générale, de toutes les instructions traitant de la question envisagée, des notes de l'Autorité ou de l'administration supérieure portant des décisions, ou expliquant, étendant, modifiant, etc. les dispositions antérieures.
Les pièces recevront un numéro de classement dans le dossier et seront analysées succinctement sur la chemise extérieure avec l'indication du numéro d'ordre de la pièce, du numéro d'indicateur et de la date.
Lorsque les instructions éparpillées relatives à une question déterminée auront été coordonnées, il conviendra de faire un nouveau dossier dont la première pièce sera alors constituée par la nouvelle instruction. Le dossier ancien sera, dans ce cas, soigneusement remisé aux archives de manière à pouvoir être retrouvé en cas de nécessité (par exemple, pour établir l'origine d'une décision).
Pour les questions d'une certaine ampleur, embrassant de nombreux points, ou sous-questions, réclamant eux-mêmes un certain développement, le dossier relatif aux décisions de principe pourra être subdivisé d'une façon logique et rationnelle en vue de prévenir les confusions et les recherches laborieuses.
Cette subdivision sera faite suivant le genre ou la nature de la question et le système convenant le mieux: on adoptera, dans certains cas, la subdivision analytique suivant les diverses rubriques des instructions ou des dispositions dont il s'agit; dans d'autres cas, on préférera, à ce système, la subdivision suivant les catégories d'agents intéressés, etc.
Lorsqu'il sera ainsi créé des sous-dossiers, on jugera de la nécessité de constituer un dossier spécial pour les questions d'ordre général se rapportant à l'ensemble des questions catégorielles ou particulières réparties dans les sous-dossiers.
— Dossiers relatifs aux questions d'interprétation des règles et décisions de principe
On apportera au classement des pièces réunies dans ce dossier le même soin que pour les documents se rapportant aux règles et décisions de principe: classement méthodique, numérotage, analyse sur la chemise extérieure, etc.
Il sera utile de faire une inscription succincte sur les originaux figurant dans les dossiers de principe rappelant l'existence d'une note interprétative avec l'indication du numéro de cette pièce et du dossier où elle se trouve rangée.
Si le dossier devient trop volumineux, on procédera à une subdivision rationnelle en s'inspirant notamment des indications qui figurent au paragraphe précédent.
— Dossiers relatifs aux cas d'application et questions diverses
Le classement des pièces constituant ces dossiers peut varier beaucoup: il faudra adopter le système convenant le mieux pour l'usage qui doit éventuellement être fait de ces pièces.
Un classement méthodique dispensera de toute numérotation ou analyse de ces pièces.
En général, celles-ci peuvent être détruites dès que la décision qu'elles portent a cessé ses effets. Il est donc nécessaire de reviser périodiquement leur dossier en vue de le débarrasser de toute « paperasse » devenue sans utilité.
On pourra ranger, dans ce même dossier, toute pièce généralement quelconque sans valeur documentaire et ne trouvant pas sa place dans un des dossiers principaux.
— Dossiers relatifs aux demandes de renseignements, travaux statistiques, études et examens de propositions ou projets divers
On pourra réunir les divers documents relatifs aux renseignements travaux statistiques, etc. sous un même couvert; mais on aura soin de rassembler ces documents par espèces dans des sousfardes distinctes — à moins que l'importance de la documentation exige la formation d'autant de dossiers spéciaux.
Pour le classement des pièces dans les sous fardes, on adoptera le système le mieux approprié à l'usage qui doit être fait des pièces dont il s'agit.
Pour les travaux d'étude ou d'examen de propositions ou de projets importants, il est généralement préférable de former des dossiers spéciaux où les pièces numérotées et analysées, seront rangées dans un ordre méthodique.
— Affaires ou questions nouvelles
Toute question ou affaire nouvelle donnera lieu à l'ouverture d'un dossier spécial: on observera, pour le classement des pièces s'y rapportant, les instructions générales qui précèdent.
Pour les travaux visant une question particulière ou catégorielle d'une affaire déterminée et qui serait appelée à prendre une certaine importance, un certain développement ou ampleur, il conviendra de former un dossier spécial en dehors de celui qui réunit les pièces relatives à l'affaire principale.
Ces dossiers catégoriels pourront être multipliés autant que de besoin (Cf. § 1 ci-dessus).
— Minutes des instructions à distribuer au personnel
Les minutes des instructions à distribuer au personnel (ordres de service, ordres spéciaux, circulaires, etc.) forment souvent avec les pièces justificatives qui les accompagnent, un ensemble assez encombrant dont il convient de ne pas charger les dossiers d'usage courant. On les réunira donc dans des dossiers spéciaux: il suffit de placer dans le dossier principal un exemplaire de ces instructions.