Abstract
Cette liste remplace: (a) les pages G. 501 à G. 523 (listes des feuillets publiés), (b) les pages G. 601 à G. 604 (liste récapitulative des feuillets publiés — 1950). Les feuillets suivants peuvent donc être retirés du Répertoire, et supprimés: * 008 * * 025 * * 043 * * 073* * 081* * 094 * * 102* * 110* * 122 * * 130 * * 139 * * 148 * * 160 * * 168 * * 175 * * 180 * * 188 * * 194 * * 199 * * 060 * * 061 *. Après suppression de ces feuillets, et interclassement des feuillets de la présente livraison, le Répertoire doit se présenter dans l'ordre ci-après (les numéros de feuillets imprimés en italique sont ceux de la présente livraison):
Le Graphique « Hymans »
Le graphique de circulation « Hymans » est du type « postes de travail-documents » (voir feuillet 301). Il présente en effet, en ordonnées, les services de l'entreprise et/ou les postes de travail intéressés par l'activité décrite; en abscisses, les documents ou objets utilisés.
A l'intersection des « bandes » (ordonnées) et des « colonnes » (abscisses), on trouve les symboles représentant toutes les opérations successives faites sur un document donné, à un poste de travail donné. Les traits de circulation verticaux représentent le cheminement des documents; les traits de circulation horizontaux, les liaisons entre documents: reports ou comparaisons.
Ce graphique se trace sur un papier quelconque (ou, mieux, sur un papier quadrillé au centimètre), papier sur lequel on détermine tout d'abord l'emplacement et la largeur relative des intitulés des bandes et des colonnes, selon la complexité du processus représenté.
Bandes: on s'efforcera de disposer les services et les postes de travail dans l'ordre où ils apparaissent successivement au cours du processus d'une part, mais aussi, autant que possible, en tenant compte de leur proximité ou de leur éloignement respectifs dans l'entreprise, de façon à donner un aperçu des distances parcourues par les documents.
Colonnes: on les attribuera aux documents (ou objets) dans l'ordre de leur entrée en action.
Symboles d'opération: ils sont au nombre de six seulement:
cercle double: création d'un document (ou document de position); cercle simple: opération quelconque; cercle barré: signature ou visa; demi-cercle: fin de circulation, classement définitif; W (= wait): classement provisoire; attente; flèche (triangle plein): reprise de la circulation.
Traits de circulation verticaux: ce sont des traits pleins, épais, joignant entre elles les différentes opérations effectuées sur un même document. Ces traits montent ou descendent suivant l'emplacement relatif des opérations qu'ils joignent; à chaque changement de direction, un petit trait horizontal permet de reporter vers la droite le tracé de circulation. Chaque trait de circulation correspond à son document et ne quitte donc pas, en principe, la colonne de ce document. Pour la clarté du graphique, il arrive cependant qu'on fasse se joindre les traits de circulation de deux documents voisins, s'ils subissent ensemble une même suite d'opérations à un moment donné du circuit.
Tracés horizontaux: ils sont de trois sortes:
doubles traits pleins: ils joignent entre eux les cercles doubles (symbolisant la création d'un document) pour indiquer que les documents joints sont créés simultanément. traits pointillés: ils symbolisent le report de données d'un document sur un autre et joignent deux symboles d'opération, ou encore un symbole d'opération et un symbole de reprise de circulation. Ces traits pointillés sont placés légèrement en dessous ou au-dessus des symboles (parfois éloignés) qu'ils joignent, de façon à dégager les symboles intermédiaires; ils sont reliés aux symboles eux-mêmes par des traits obliques indiquant le sens de la liaison: à gauche pour une « entrée » (document qui subit l'action), à droite pour une « sortie » (document d'où émane l'action). traits mixtes: ils symbolisent la comparaison entre deux documents, se tracent ordinairement un peu au-dessus des symboles d'opération (cercles) qu'ils joignent, et se terminent par deux traits verticaux à chaque extrémité s'il s'agit d'une comparaison portant sur des chiffres, par un seul trait vertical dans les autres cas.
On utilise parfois des couleurs pour mieux identifier les traits verticaux ou horizontaux:
noir, pour les traits de circulation ou de création simultanée; vert, pour les traits de liaison ou de report; rouge, pour les traits de comparaison ou collationnement.
Le graphique Hymans possède un avantage essentiel: celui d'isoler bien clairement chaque document et de mettre en relief ses allées et venues d'un service à un autre: il permet donc de déceler immédiatement les doubles emplois et les circuits vicieux. Son symbolisme est restreint, mais suffisant. Enfin il rassemble en une même bande toutes les opérations faites à un même poste de travail, ce qui permet une évaluation générale du volume ou de la variété des opérations.
Il a par contre l'inconvénient d'être parfois assez embrouillé, par suite de l'enchevêtrement des traits horizontaux et verticaux. En outre les opérations doivent être numérotées et décrites séparément.
Le Graphique « Louis »
Caractéristiques Essentielles
Le graphique de circulation « Louis » est du type « Temps-Postes de Travail » (voir feuillet 301). En ordonnées, on trouve en effet l'ordre de succession des opérations (c'est-à-dire, en quelque sorte, le temps); en abscisses, les services de l'entreprise et/ou les postes de travail.
A l'intérieur des tracés délimitant les postes de travail, dans le corps du graphique, figurent les symboles des opérations; y passent également les traits de circulation qui représentent les documents.
Ce graphique se trace également sur un papier quelconque. On écrit en tête du graphique les titres des services ou des postes de travail, dans des cadres de largeur proportionnée à la complexité des opérations qui ont lieu dans chacun des services. Chaque service ne figure qu'une seule fois de gauche à droite, mais différents cadres indépendants peuvent le représenter, de haut en bas, dans le corps du graphique, selon les besoins du tracé.
Symboles d'opérations: placés à l'intérieur des « cadres », ils sont de deux types.
cercle numéroté, indiquant une opération quelconque, et son numéro d'ordre; petit trait horizontal, symbolisant classement ou déclassement, suivant qu'il est placé en fin ou en tête d'une ligne de circulation.
Les traits de circulation représentent les documents, qui sont identifiés par une lettre. Tous les traits de circulation descendent progressivement vers le bas du graphique, puisque leur parcours symbolise le temps; ils passent horizontalement d'un service à l'autre, mais entrent toujours dans un cadre représentant un service par le haut du cadre, et en sortent par le bas, et non de côté.
Lorsqu'une même opération affecte plusieurs documents simultanément, elle reçoit un même numéro et les cercles qui la représentent, chacun sur la ligne de circulation de son document respectif, sont placés à la même hauteur.
Les traits de circulation de plusieurs documents peuvent se joindre en un même symbole d'opération; il s'agit alors d'un assemblage de documents destinés à subir une suite commune d'opérations.
Lorsqu'il y a comparaison de documents entre eux, les traits de circulation qui les représentent se croisent à angle droit sous le symbole de l'opération de comparaison.
Un cercle isolé signifie une opération sur un document de position, lequel est identifié par une lettre placée tout à côté du cercle.
En dehors des cadres représentant les services, on s'efforcera d'éviter au maximum le croisement des traits de circulation; lorsque c'est absolument nécessaire, le croisement est indiqué par un enjambement comme sur un schéma de radio.
Le graphique Louis est assez simple, se trace très facilement, et donne une idée assez claire de la suite des opérations dans le temps.
Par contre, il a le désavantage de sacrifier une coordonnée à l'élément « temps », sans réussir à en donner une représentation proportionnelle exacte; ceci, au détriment des opérations et des documents, qui doivent être identifiés par des lettres ou des chiffres, et décrits en annexe.
