Le Graphique « Planus »

Le graphique de circulation « Planus » est du type « opérations-documents » (voir feuillet synoptique 301). Il présente en effet, en ordonnées, la suite des opérations à réaliser, classées en principe par ordre chronologique; en abcisses, les documents utilisés.

Dans la colonne « documents », qui constitue le graphique proprement dit, les traits de circulation verticaux représentent le cheminement des documents; les traits horizontaux, les reports de données; les symboles, les documents ou opérations.

Le graphique Planus se trace sur un papier quelconque. La largeur varie peu d'un graphique à l'autre, seule la colonne « documents » sera plus ou moins large, suivant le nombre de documents dont on veut représenter le cheminement. Par contre ce graphique se développe en longueur en fonction du nombre d'opérations à enregistrer.

En largeur, on dispose habituellement les colonnes comme suit (de gauche à droite): (2) services ou postes de travail, (3) numéro de l'opération, (4) description de l'opération, (S) cheminement des documents. On y ajoute parfois, à l'extrême gauche: (1) but des opérations décrites; à l'extrême droite: (6) repères de temps.

Les colonnes citées ci-dessus sont séparées par un trait vertical. Un trait horizontal est tracé en travers de toutes les colonnes, sauf la colonne « documents », chaque fois que l'on change de service ou de poste de travail. Pour la clarté du graphique, la colonne « documents » n'est donc subdivisée ni verticalement, ni horizontalement.

Dans la colonne « documents », figure le graphique lui-même, c'est-à-dire les différents traits verticaux représentant la circulation des documents, ainsi que les symboles d'opérations. Chaque document occupe, en principe, le même emplacement sur toute la hauteur du graphique. On peut cependant, pour gagner de la place, utiliser la même « bande » verticale pour plusieurs documents à « vie courte » qui n'interviennent qu'une fois chacun à des moments différents dans la suite des opérations. Les « bandes » sont attribuées aux documents au fur et à mesure de leur entrée en action au cours du processus représenté.

Symboles de documents. En tête d'un trait de circulation, on trouve toujours le triangle indiquant un document « circulant », surmonté du titre abrégé ou des initiales de ce document. S'il s'agit d'une liasse, les triangles sont accolés et numérotés. Un carré indique un document de « position »; ce symbole n'a donc pas de trait de circulation, mais il est toujours relié par un trait horizontal de « report » à un symbole d'opération placé sur le trait de circulation d'un autre document.

Symboles d'opérations. Ils sont au nombre de douze:

Traits de circulation. Ils se tracent verticalement, ne remontent jamais, et ne s'interrompent qu'à la destruction (symbole n° 10), à l'envoi à l'extérieur (symbole n° 11) ou au classement final (symbole n° 9) du document qu'ils représentent. Si le document est classé provisoirement (symbole n° 7), le trait plein devient pointillé jusqu'au symbole de remise en circulation (n° 8).

Pour la clarté du graphique, on peut également transformer en pointillé les traits de circulation des documents lorsqu'ils ne passent pas par les services ou postes de travail dont on décrit les opérations à un moment donné du graphique, mais interviennent à nouveau lors d'opérations ultérieures (à ce moment, le trait redevient continu).

Un trait de circulation peut toutefois devenir temporairement horizontal. puis en rejoindre un autre lorsque le document qu'il représente est réuni définitivement à un autre document.

Traits horizontaux: ce sont les traits de report ou de comparaison (voir plus haut: symboles de documents, et symbole d'opération n° 4). Le trait de report joint plusieurs documents sur lesquels la même opération s'effectue, les symboles d'opération étant répétés sur chacun des traits de circulation. Si le trait de report croise d'autres traits de circulation non intéressés par l'opération, on utilise le symbole d'enjambement (demi-cercle).

Le graphique Planus possède d'incontestables avantages. Il déroule réellement une sorte de « film » de toutes les opérations successives d'un processus donné. Sa longueur, par elle-même, est déjà un élément d'appréciation de la complexité du processus représenté. Il joint à la représentation symbolique la description en « clair » des opérations, ce qui évite, comme c'est le cas pour d'autres graphiques, le recours à une liste annexe.

Chaque document est bien isolé et son circuit facilement identifiable. On peut en suivre toute la « vie » sans interruption, déceler les documents à vie « courte » ou à vie « longue », ceux qui font double emploi, ceux dont la fonction ou la destination n'est pas clairement définie. Le graphique permet aisément de suivre le cheminement des différentes copies d'une liasse.

Par contre, de par son tracé même, le graphique Planus ne regroupe pas toutes les opérations effectuées à un même poste de travail, en un même endroit. Il ne permet donc pas une vue synthétique de l'activité des postes dé travail, ni l'examen des allées et venues des documents entre services.